CONDITIONS GENERALES D’ABONNEMENT AU SERVICE ACTIV REVIEW DE LA SOCIETE SUBSTANCES ACTIVES Substances Actives SAS – 36 rue des Petits Champs 75002 Paris – RCS Nanterre – 519 349 732 Société par actions simplifiée au capital de 37 943,20 euros – version 3 – 01/09/2023
1. La Société Substances Actives (ci-après « Substances actives ») propose aux professionnels de santé ou organismes de santé (ci-après « utilisateur ») un service Saas appelé « service Activ Review », permettant la gestion des avis des patients.
2. Après lecture des présentes, l’utilisateur reconnait avoir bénéficié de toutes les informations utiles pour souscrire un abonnement au service Activ Review au moment de l’acceptation des CGA.
3. Les termes ci-dessous définis auront, avec ou sans majuscule, dans le cadre des présentes, la signification suivante :
– « Utilisateur » : désigne tout professionnel de santé exerçant à titre libéral ou organisme de santé, ayant souscrit un contrat d’abonnement ;
– « Substances actives » : désigne la Société Substances actives SAS, au capital social de 37 943,20 euros, inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro 519 349 732, et dont le siège social est sis 36 rue des Petits Champs 75002 Paris, proposant le service Activ Review aux termes des présentes ;
– « Parties » : désignent conjointement l’utilisateur et Substances actives ;
– « CGA » : désignent les présentes conditions générales d’abonnement ;
– « Contrat d’abonnement » : désigne l’ensemble contractuel constitué du formulaire de souscription en ligne et des présentes CGA ;
– « Formulaire de souscription en ligne » : désigne le document rassemblant les champs à renseigner par l’utilisateur pour s’abonner au service Activ Review et créer son compte utilisateur, ainsi que la formalisation de l’acceptation des CGA par double clic ;
– « Service Activ Review » : désigne les fonctionnalités accessibles sur le site web à l’adresse https://app.activ.review, dont bénéficie l’utilisateur au titre du contrat d’abonnement ;
– « Site » : désigne le site web à l’adresse https://app.activ.review permettant d‘accéder au service Activ Review ;
– « Traitement » : désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectué ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqué à des données personnelles, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ;
– « Données à caractère personnel » : désignent toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » toute personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
4. Les présentes CGA ont pour objet de définir les conditions et modalités de souscription et d’utilisation du service Activ Review.
5. L’accès et l’utilisation du service Activ Review par l’utilisateur supposent que celui-ci ait préalablement pris connaissance des présentes CGA et les ait expressément acceptées.
4.1 Capacité juridique
6. L’utilisateur reconnaît disposer de la pleine capacité juridique, de la compétence et des moyens nécessaires pour accéder et utiliser le service Activ Review.
4.2 Compatibilité matérielle
7. L’accès au site web proposant le service Activ Review s’effectue :
– à partir de l’ordinateur de l’utilisateur (fixe ou nomade, mac ou pc) ;
8. L’utilisateur est invité à vérifier la compatibilité de son matériel et de sa configuration informatique avec le site. Il doit s’assurer qu’il dispose des configurations minimales requises suivantes :
– à partir de son ordinateur, l’utilisateur devra a minima avoir l’une des trois dernières versions de navigateurs ci-dessous, ou datant de moins d’un an :
– Firefox
– Chrome
9. L’utilisateur est seul responsable de l’utilisation et de la sécurité de son terminal et du système d’information utilisé, et seul redevable des frais de communications électroniques (notamment d’accès à Internet).
10. L’utilisation du service Activ Review par l’utilisateur suppose la création d’un compte utilisateur et la souscription d’un abonnement directement sur le site à l’adresse https://app.activ.review .
11. L’utilisateur renseigne les différents champs du formulaire de souscription en ligne , étant précisé que ceux qui ont un caractère impératif sont identifiés par un astérisque. Il créé notamment son identifiant et son mot de passe, lequel devra être conforme aux recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés sur la création des mots de passe afin d’en garantir la sécurité , faute de quoi il serait refusé.
12. Il choisit un abonnement annuel ou mensuel, sachant que le contrat d’abonnement est tacitement reconductible.
13. L’utilisateur prend connaissance des présentes CGA et coche la case « J’ai lu et j’accepte expressément les présentes conditions générales d’abonnement », formalisant leur acceptation . Si l’utilisateur n’accepte pas les CGA, la procédure de souscription s’interrompt.
14. L’utilisateur choisit un mode de paiement. Il est alors dirigé sur une page sécurisée sur laquelle il renseigne ses informations bancaires.
15. L’utilisateur est alors invité à vérifier l’ensemble des informations saisies. En cas d’erreur, il modifie les informations directement dans les champs du formulaire de souscription. L’utilisateur valide ensuite sa souscription au contrat d’abonnement .
16. L’acceptation s’effectue ainsi par double clic.
17. L’utilisateur reçoit alors un courrier électronique de confirmation d’abonnement à l’adresse renseignée dans le formulaire de souscription en ligne .
18. L’utilisateur s’engage à vérifier que les informations le concernant sont exactes et complètes et à les mettre à jour régulièrement. L’utilisateur peut procéder à tout moment à la modification des informations le concernant en accédant à la rubrique https://app.activ.review .
19. Toute souscription par l’utilisateur constitue une acceptation irrévocable des CGA, qui deviennent dès lors opposables à l’utilisateur. L’acceptation des CGA ne peut être remise en cause que dans les limites prévues dans les présentes.
20. Les CGA sont accessibles à tout moment par l’utilisateur à l’adresse https://app.activ.review . L’utilisateur dispose de la faculté de sauvegarder et d’imprimer les présentes CGA en utilisant les fonctionnalités standards de son navigateur.
21. Les CGA sont susceptibles d’être modifiées ou aménagées à tout moment par Substances actives, notamment en cas d’évolution du site ou du service Activ Review.
22. En cas de modification des CGA, les nouvelles conditions générales d’abonnement seront notifiées au moment de l’accès au site par l’utilisateur et devront à nouveau être acceptées par l’utilisateur.
23. Pour se connecter à son compte, l’utilisateur renseigne son identifiant et son mot de passe, ainsi qu’un code à usage unique qui lui est concomitamment adressé par sms afin de confirmer son authentification .
24. Le compte utilisateur peut être personnalisé à l’aide d’un logo .
25. En l’absence d’activité de la part de l’utilisateur après un délai de trente minutes, l’accès au compte utilisateur est déconnecté. L’utilisateur doit, alors, à nouveau s’authentifier pour accéder à son compte .
26. L’utilisateur est seul responsable de la préservation et de la confidentialité de son identifiant et de son mot de passe ainsi que des activités découlant de l’utilisation de cet identifiant et de ce mot de passe. Il s’engage à prendre toute mesure utile pour assurer cette parfaite confidentialité.
27. En cas de perte, oubli ou révélation volontaire ou non à des tiers de son mot de passe, l’utilisateur peut solliciter le service Client de Substances actives au https://app.activ.review (.) . Il peut également modifier son mot de passe directement sur le site .
28. L’utilisateur informe sans délai Substances actives de tout changement d’adresse électronique et de toute modification de sa situation ayant une incidence sur l’application des présentes.
29. Afin de bénéficier du service Activ Review, l’utilisateur doit notamment procéder aux actions suivantes :
– connecter son compte GoogleMyBusiness à son compte utilisateur afin que Substances actives ait accès aux avis de ses patients, selon la procédure suivante décrite sur l’application ;
– rédiger une vingtaine de modèles de réponses automatiques assortis au contexte de leur utilisation ;
– définir le seuil d’étoiles et de note permettant de considérer l’avis du patient comme positif ;
– fournir à Substances actives les coordonnées de patients dans la limite de nombre correspondant à l’abonnement ou au pack souscrit.
30. Les informations fournies par l’utilisateur doivent être loyales, exactes et complètes.
31. Dans le cadre du service d’envoi d’e-mails et/ou de SMS aux patients, l’utilisateur s’engage à ne renseigner que les coordonnées des patients reçus en consultation.
32. Le service Activ Review propose les fonctionnalités suivantes :
– remonter les avis concernant l’utilisateur postés par les patients sur les sites Avis Patients Vérifiés (sans modération – une modération automatique suivant le norme NF ISO 20488 est prévue pour la fin du trimestre 2023) et GoogleMyBusiness suivant un seuil établi par l’utilisateur;
– envoyer une réponse automatique, adaptée à chaque avis posté, à partir des vingt (10) modèles pré établis par l’utilisateur ;
– adresser des e-mails et ou SMS à dix (10) patients ou plus par mois à partir des coordonnées renseignées par l’utilisateur, les invitant à cliquer sur un lien les dirigeant vers une page web. Sur cette page web, le patient pourra :
– répondre à un questionnaire de satisfaction se concluant par un espace de commentaire libre. Ce questionnaire n’a pas vocation à être publié sur internet, il a pour objet de permettre l’amélioration continue de la prise en charge de ses patients par l’utilisateur ;
– donner son avis sous forme d’un nombre d’étoiles correspondant à une graduation de une (1) à cinq (5) étoiles et/ou d’une notation de un (1) à dix (10) sur dix (10), dans l’ordre croissant de satisfaction pour les deux notations, suivi d’un espace de rédaction d’un commentaire libre. En cas d’avis positif, selon le seuil prédéfini par l’utilisateur, un lien verst GoogleMyBusiness s’affichent et les patients sont invités à déposer leur avis sur la fiche Google My Business connectée. En cas d’avis négatif, les patients reçoivent une réponse automatique de remerciement sans lien vers le site GoogleMyBusiness.
33. En sus des fonctionnalités proposées par le service Activ Review, l’utilisateur peut souscrire des options portant sur un nombre de Contacts complémentaire à adresser à ses patients, sous la forme de packs d’e-mails/SMS .Les différents Pack Contacts proposés sont les suivants :Abonnement Mensuel avec dates de péremption d’un mois suivant la date de souscription (date à date)
34. L’accès au site et au service Activ Review est réservé aux utilisateurs disposant d’un accès à internet et répondant aux prérequis des présentes CGA.
35. Substances actives prend les mesures nécessaires au maintien de la continuité et de la qualité du service Activ Review.
36. Le service Activ Review est accessible 24h/24 et 7 jours/7, sous réserve des périodes de suspension notamment pour les besoins de maintenance.
37. En effet, Substances actives se réserve le droit d’interrompre l’accès au service Activ Review pour des raisons de maintenance, notamment pour effectuer une mise à jour du site web ou une modification du service Activ Review. Substances actives fera ses meilleurs efforts pour réaliser ces opérations pendant des heures creuses.
38. En cas d’interruption ou d’impossibilité d’utiliser le site ou le service Activ Review, l’utilisateur peut s’adresser au service Client de Substances actives au 01 86 76 09 29 pour obtenir des informations.
39. L’utilisateur s’engage à payer le prix correspondant à son abonnement au service Activ Review, selon les conditions et modalités prévues aux articles « Tarifs » et « Facturation et moyens de paiement » des présentes CGA.
40. L’utilisateur reconnaît utiliser le service Activ Review sous sa responsabilité exclusive. Il s’engage à notifier immédiatement à Substances actives toute utilisation frauduleuse de son compte utilisateur dont il a connaissance.
41. Dans le cadre de la rédaction des modèles de réponses automatiques qui seront adressées aux patients, l’utilisateur s’engage à respecter la règlementation en vigueur, notamment relevant de la protection des données à caractère personnel et du Code de déontologie auquel il est soumis.
42. Il s’interdit tout acte, comportement ou propos de nature à nuire à la réputation de Substances actives ou à porter atteinte notamment aux bonnes mœurs, aux droits des tiers, au fonctionnement normal du service Activ Review et aux présentes CGA.
43. En conséquence, l’utilisateur s’engage à garantir Substances actives contre toute réclamation, action ou demande d’indemnisation d’un patient, d’un internaute, d’un tiers ou d’une autorité publique portant sur une information ou un acte de l’utilisateur pris en violation des CGA ou des dispositions législatives en vigueur.
44. En outre, l’utilisateur se porte fort du respect par son éventuel personnel des conditions d’utilisation du service Activ Review.
45. L’utilisateur souscrit un abonnement automatiquement reconductible, qui peut être :
– mensuel : 41,67 euros par mois HT (comprend 200 emails et 20 SMS inclus par mois pour sollicitation – non reportable sur les mois suivants en cas de non-utilisation) ; ou
– annuel : 416,67 euros HT. (comprend 2400 emails et 240 SMS inclus par an pour sollicitation – non reportable sur les années suivantes en cas de non-utilisation);
– Un SMS ou un email est l’équivalent d’un Crédit contact (soit une sollicitation d’un patient).
46. Les tarifs au réel de la consommation au dessus des Crédits contacts inclus dans les abonnements sont décomptés, facturés comme ceci :
de 1 à 499 : 0,17€ HT par Crédits contacts
de 500 à 10 000 : 0,14€ HT par Crédits contacts
47. –
48. Substances actives est libre de faire évoluer les tarifs du service Activ Review. Les modifications des tarifs seront applicables à tous les contrats d’abonnement et notamment ceux en cours d’exécution. Dans ce cas, l’utilisateur en est informé par tout moyen un (1) mois avant l’entrée en vigueur des nouveaux tarifs.
49. Si l’utilisateur refuse l’augmentation des tarifs appliquée sur le service Activ Review, il peut mettre fin à son abonnement à tout moment.
50. Les factures sont établies suivant une périodicité mensuelle ou annuelle, et sont acquittées en euros toutes taxes comprises (TTC) par carte bancaire en ligne ou par prélèvement automatique mensuel à la date du jour de l’abonnement pour le mois à échoir.
51. En cas de prélèvement automatique, l’utilisateur informe sans délai Substances actives de tout changement de domiciliation bancaire.
52. Les factures sont mises à disposition de l’utilisateur et imprimables depuis son compte utilisateur sur le site web .https://via.proabono.com/
53. En cas d’incident de paiement, les frais bancaires y afférents seront à la charge de l’utilisateur.
54. Le défaut de paiement des factures dans le délai imparti, entraîne de plein droit, sans qu’un rappel soit nécessaire, l’application du taux d’intérêt des pénalités de retard, exigible le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture.
55. Ce taux est égal au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de dix (10) points de pourcentage, au jour de l’exigibilité de la créance.
56. Tout utilisateur en situation de retard de paiement est de plein droit débiteur, à l’égard de Substances actives, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de quarante (40) euros tel que prévue par le décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012 fixant le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement dans les transactions commerciales prévue à l’article L. 441-6 du Code de commerce.
57. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, Substances actives peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification.
58. En cas de non-respect par l’utilisateur des stipulations du contrat d’abonnement ou en cas de comportement de l’utilisateur susceptible de porter préjudice à Substances actives ou aux patients, Substances actives mettra l’utilisateur en demeure de remédier aux défauts imputés dans un délai raisonnable.
59. A défaut, Substances actives procédera à la suspension ou la limitation de l’accès de l’utilisateur à son compte et au service Activ Review, sous réserve d’avoir mis l’utilisateur en mesure de récupérer une copie des données hébergées dans le cadre du service Activ Review.
60. S’il existe un danger grave supposé ou avéré pour des patients ou la réputation de Substances actives, aucun préavis ne pourra être donné.
61. En cas d’abonnement mensuel, le contrat d’abonnement peut être résilié à tout moment par l’utilisateur directement depuis son compte avec un préavis de trois (3) jours. En cas d’abonnement annuel, le préavis est d’un (1) mois.
62. A l’issue du contrat d’abonnement ou en cas de cessation anticipée pour quelque cause que ce soit, Substances actives s’engage à supprimer toutes les données à caractère personnel collectées dans le cadre de l’application des présentes CGA, et/ou à les renvoyer à l’utilisateur sur tout support informatique de son choix, selon les instructions de l’utilisateur. Substances actives s’engage à détruire les copies existantes.
63. Si l’utilisateur demande une restitution de ses données à caractère personnel à un tiers, en aucun cas Substances actives ne peut être tenue pour responsable de la compatibilité technique de ses fichiers avec les moyens et outils informatiques de tout nouveau prestataire désigné par l’utilisateur.
64. D’un commun accord, les parties conviennent que la responsabilité de Substances actives n’est engagée que pour les conséquences des dommages directs et qu’est exclue l’indemnisation des dommages indirects.
65. On entend notamment par dommages indirects les pertes d’exploitation et les préjudices commerciaux.
66. Substances actives ne peut être tenue responsable des dommages résultant de perturbations du réseau Internet dues à des cas de force majeure au sens de la jurisprudence de la Cour de Cassation ou encore des perturbations des sites Avis Patients Vérifiés et GoogleMyBusiness, quand bien même ces perturbations empêcheraient l’utilisation normale du service Activ Review.
67. En tout état de cause, en cas de faute prouvée de Substances actives à l’égard de l’utilisateur, le montant des dommages-intérêts pouvant lui être réclamé sera limité au montant des paiements effectivement réglés par l’utilisateur au titre des six (6) derniers mois du contrat d’abonnement.
68. La présente clause reste applicable en cas de nullité, de résolution, de résiliation ou d’anéantissement des présentes relations contractuelles.
69. Toute réclamation doit être adressée en premier lieu au Service Clients de Substances actives à l’adresse suivante : [email protected] , 36 rue des Petits Champs 75002 Paris , +33 186 760 929 .
70. Substances actives s’engage à faire ses meilleurs efforts pour traiter toute réclamation adressée par l’utilisateur dans les meilleurs délais.
71. Substances actives fait ses meilleurs efforts pour traiter les données à caractère personnel dans le respect de la réglementation relative à la protection des données à caractère personnel en ce inclus le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des données, dit « RGPD », la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, et toute réglementation subséquente.
72. Les principales catégories de données collectées dans le cadre du service Activ Review sont les suivantes :
– les données relatives aux patients :
– renseignées par l’utilisateur : nom et prénom, civilité, date de naissance, adresse e-mail, numéro de téléphone mobile, date de la dernière consultation médicale ;
– renseignées par les patients eux-mêmes dans le cadre des avis qu’ils déposent et des questionnaires qu’ils remplissent ;
– les données relatives à l’utilisateur : état civil, identité, données d’identification, image ou logo (dans l’hypothèse où ces données constituent des données à caractère personnel), coordonnées bancaires, spécialité médicale, données de connexion et d’actions sur le site.
73. En application de la réglementation sur la protection des données, Substances actives intervient en tant que :
– responsable de traitement s’agissant des traitements de données associés aux comptes utilisateurs (tel que précisé à l’article 19.1 des présentes) ;
– sous-traitant de l’utilisateur s’agissant des traitements de données des patients (tel que précisé à l’article 19.2 des présentes et à l’annexe 1).
74. L’utilisation du service Activ Review suppose des traitements de données à caractère personnel concernant l’utilisateur et notamment :
‐ données d’identité et d’identification de l’utilisateur (nom, prénom, identifiant, mot de passe, numéro de téléphone mobile, coordonnées bancaires) ;
‐ données concernant la profession de l’utilisateur (spécialité médicale, logo et/ou image dans l’hypothèse où elles constituent des données à caractère personnel) ;
‐ données de traçabilité des connexions et des actions sur le site (adresse IP, date et heure de connexion, type d’action réalisée, etc.) ;
– cookies .
75. A défaut, le service Activ Review ne peut être fourni à l’utilisateur.
76. Ces traitements, réalisés sur la base des présentes CGA, ont pour finalité :
‐ la fourniture et la gestion du service Activ Review décrit aux présentes, notamment la création et la gestion du compte utilisateur ;
‐ A des fins statistiques et anonymes .
77. Les destinataires de ces données sont les personnels et les sous-traitants de Substances actives dans la limite de leurs fonctions et dans le respect de la finalité susmentionnée.
78. Aucun transfert de données en dehors de l’Union européenne n’est réalisé.
79. Les données à caractère personnel sont conservées pendant toute la relation contractuelle entre Substances actives et l’utilisateur et supprimées ou restituées à la fin de cette relation .
80. Des durées de conservation plus longues peuvent être déterminées pour assurer le respect des obligations légales ou réglementaires.
19.1.5 Droits de l’utilisateur
81. L’utilisateur est informé :
‐ lorsqu’un formulaire de collecte de données à caractère personnel est utilisé, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque (*) ;
‐ que le défaut de communication des données, par le biais du formulaire, aura pour conséquence de ne pas lui permettre la création du compte utilisateur et/ou l’utilisation du service Activ Review ;
‐ qu’il dispose du droit de demander l’accès aux données le concernant, la rectification ou, le cas échéant, l’effacement de celles-ci, ainsi qu’une limitation du traitement le cas échéant pour motifs légitimes. Il dispose également du droit de définir des directives sur le sort de ses données après son décès. Lorsque le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés , l’utilisateur dispose en outre d’un droit à la portabilité des données qu’il a fournies ce qui signifie qu’il a le droit d’obtenir que ses données à caractère personnel soient transmises directement par Substances actives à un autre responsable de traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine lorsque cela est techniquement possible .
82. L’utilisateur peut exercer ses droits susvisés, sur présentation de sa pièce d’identité et par notification à Substances actives ou au délégué à la protection des données de Substances actives :
– par courrier postal à l’adresse suivante : DPO – Substances Actives 36 rue des Petits Champs 75002 Paris ;
– par mél à l’adresse suivante : dpo à substancesactives point com;
– auprès du délégué à la protection des données de Substances actives : Olivier Reynaud.
83. En cas de traitement illicite, l’utilisateur est informé qu’il a le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
84. L’utilisateur est informé que, lors de l’utilisation du service Activ Review, un ou plusieurs cookies peuvent s’installer automatiquement sur son terminal.
85. Le cookie constitue un bloc de données qui n’est pas utilisé à des fins d’identification, mais qui sert à enregistrer des informations relatives à la navigation de l’utilisateur sur un site web ou une application.
86. Le cookie permet de reconnaître l’utilisateur lorsqu’il se connecte sur le site ou l’application ainsi que de personnaliser les informations qui lui sont délivrées.
87. Le paramétrage du site permet d’informer l’utilisateur de la présence d’un ou plusieurs cookies. Celui-ci peut les refuser.
88. L’utilisateur peut, s’il le souhaite, activer ou désactiver l’utilisation de cookies en sélectionnant les paramètres appropriés de son logiciel de navigation ou de son terminal.
89. A titre de renseignements, les utilisateurs peuvent disposer d’informations complémentaires :
– de la part des éditeurs de leurs logiciels, sur leur site internet ;
– de manière plus générale, sur le site de la Cnil à l’adresse www.cnil.fr en utilisant le mot clé « cookies » dans les moteurs de recherche.
90. L’utilisateur est informé qu’une telle désactivation pourrait empêcher l’utilisation de certaines fonctionnalités du service Activ Review.
91. L’utilisateur dispose des mêmes droits sur les données à caractère personnel communiquées par le biais des cookies que ceux visés ci-dessus à l’article « Droits de l’utilisateur ».
92. Dans le cadre de la fourniture du service Activ Review à l’utilisateur, Substances actives agit notamment en tant que son sous-traitant. A ce titre, elle traite des données à caractère personnel pour son compte et selon ses instructions, telles que figurant à l’annexe 1 « Protection des données à caractère personnel traitées par Substances actives pour le compte de l’utilisateur ».
93. Dans le cadre des présentes, sont confidentielles toutes informations relatives au service Activ Review, y inclus notamment ses fonctionnalités, son interface graphique, sa documentation, ainsi que les idées, principes, savoir-faire, méthode à la base du service Activ Review, les algorithmes, l’organisation des données, la navigation, et tout autre élément inclus dans le service Activ Review, ci-après dénommés « les informations confidentielles ».
94. Les parties s’engagent à :
– traiter les informations confidentielles avec le même degré de protection qu’elles accordent à leurs propres informations confidentielles de même importance ;
– garder les informations confidentielles et qu’elles ne soient pas divulguées ni susceptibles de l’être directement ou indirectement à tout tiers ;
– ne pas porter atteinte, en aucune façon, aux droits de propriété portant sur les informations confidentielles ;
– éviter que les informations confidentielles ne soient ni copiées, ni reproduites, ni dupliquées, en partie ou en totalité, lorsque de telles copies, reproductions ou duplications ne sont pas directement liées à l’exécution des présentes.
95. Les parties conviennent expressément de ne porter atteinte en aucune façon aux droits de propriété portant sur les informations confidentielles.
96. La partie destinataire des informations confidentielles se porte garante du respect de cet engagement de confidentialité par les personnes ayant connaissance de ces informations, qu’il s’agisse notamment de ses personnels ou sous-traitants.
97. Les parties restent tenues à cette obligation de confidentialité pendant la durée du contrat d’abonnement et pendant les cinq (5) ans qui suivent la fin du contrat, pour quelque raison que ce soit.
98. Nonobstant ce qui précède, chaque partie pourra divulguer le contrat d’abonnement ou des informations confidentielles sans le consentement de l’autre, dans la stricte mesure où cette divulgation est requise par une autorité compétente ou en application d’une obligation légale ou déontologique.
99. Les éléments appartenant à Substances actives, tels que les marques, les modèles, les images, les textes, les photos, les logos, les chartes graphiques, les logiciels, les moteurs de recherche, les bases de données, sans que cette liste ne soit exhaustive, sont la propriété exclusive de Substances actives, et sont protégés notamment par des droits de propriété intellectuelle qui leur sont ou seront reconnus selon les lois en vigueur.
100. Le contrat d’abonnement n’emporte aucune cession de droits de propriété intellectuelle sur tout ou partie des éléments appartenant à Substances actives, à l’exception d’un droit temporaire d’utilisation du service Activ Review.
101. L’utilisateur s’interdit tout agissement et tout acte susceptible de porter atteinte directement ou indirectement aux droits de propriété de Substances actives.
102. Chacune des parties s’assure contre les conséquences pécuniaires des dommages qu’elle pourrait subir et de la responsabilité civile au titre du contrat d’abonnement. Elles attestent avoir souscrit une police d’assurance auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable et établie en France pour toutes les conséquences pécuniaires de leur responsabilité civile professionnelle, délictuelle et/ou contractuelle, du fait de dommages corporels, matériels et immatériels causés à l’autre partie et à tout tiers dans le cadre de l’exécution du contrat d’abonnement.
103. Le site peut contenir des liens hypertextes donnant accès à des sites web de tiers .
104. Substances actives décline toute responsabilité quant au contenu des informations fournies sur ces sites web de tiers au titre de l’activation du lien hypertexte et quant à la politique de confidentialité de ces sites. L’utilisateur ne peut invoquer la responsabilité de Substances actives en cas de perte ou de dommage de quelque sorte que ce soit du fait de l’activation de ces liens hypertextes.
105. Dans un premier temps, les cas de force majeure suspendront l’exécution du contrat d’abonnement.
106. Si les cas de force majeure ont une durée d’existence supérieure à deux (2) mois , le contrat d’abonnement sera résilié automatiquement, sauf accord contraire des parties.
107. De façon expresse, sont considérés comme cas de force majeure ou cas fortuits, ceux habituellement retenus par la jurisprudence des cours et tribunaux français, en particulier les événements suivants :
– la guerre, l’émeute, l’incendie, l’attentat, les grèves internes ou externes, lock out, occupation des locaux de Substances actives, intempéries, tremblement de terre, inondation, dégât des eaux, restrictions légales ou gouvernementales, modifications légales ou réglementaires des formes de commercialisation, les accidents de toutes natures, épidémie, pandémie, maladie touchant plus de 10% du personnel de Substances actives pendant une période de deux mois consécutifs, l’absence de fourniture d’énergie, l’arrêt partiel ou total du réseau Internet et, de manière plus générale, des réseaux de télécommunications privés ou publics, les blocage de routes et les impossibilités d’approvisionnement en fournitures et tout autre cas indépendant de la volonté expresse des parties empêchant l’exécution normale du contrat d’abonnement.
108. Les parties conviennent d’exécuter leurs obligations avec une parfaite bonne foi.
109. Les parties s’engagent à disposer de l’ensemble des autorisations légales et administratives nécessaires à l’exécution des présentes.
110. Les parties reconnaissent agir chacune pour leur propre compte comme des parties indépendantes l’une de l’autre.
111. Le contrat d’abonnement ne constitue ni une association, ni une franchise, ni un mandat donné par l’une des parties à l’autre partie.
112. Aucune des parties ne peut prendre un engagement au nom et pour le compte de l’autre partie.
113. En outre, chacune des parties demeure seule responsable de ses actes, allégations, engagements, prestations, produits et personnels.
114. Les parties conviennent réciproquement que le fait pour l’une des parties de tolérer une situation n’a pas pour effet d’accorder à l’autre partie des droits acquis.
115. De plus, une telle tolérance ne peut être interprétée comme une renonciation à faire valoir les droits en cause.
116. Les clauses déclarées comme survivantes après la fin du contrat d’abonnement, quelles que soient les modalités de cessation telles qu’arrivée du terme ou résiliation, continuent à s’appliquer jusqu’au terme de leur objet particulier. Il en est ainsi notamment des clauses de responsabilité, propriété et de confidentialité.
117. Si une ou plusieurs stipulations du contrat d’abonnement sont tenues pour non valides ou déclarées comme telles en application d’une loi, d’un règlement ou à la suite d’une décision passée en force de chose jugée d’une juridiction compétente, les autres stipulations garderont toute leur force et leur portée. 118. Les parties négocieront alors de bonne foi afin de remplacer l’article en question par un ou des articles susceptibles d’exécution aussi proches que possible de l’intention commune des parties ou, si une telle intention commune ne peut pas être déterminée, de l’intention de celle des parties que l’article nul ou non susceptible d’exécution visait à protéger. Ces articles engageront les parties à compter de la date à laquelle ils auront été arrêtés par les parties.
119. En cas de difficulté de toute nature et avant toute procédure juridictionnelle, les parties s’engagent à mettre en œuvre une procédure de conciliation.
120. Les parties s’engagent à se réunir à l’initiative de la partie la plus diligente dans les huit (8) jours à compter de la réception de la lettre de demande de réunion de conciliation, par la dernière partie.
121. L’ordre du jour est fixé par la partie qui prend l’initiative de la conciliation.
122. Les décisions, si elles sont arrêtées d’un commun accord, ont valeur contractuelle.
123. Cette clause est juridiquement autonome du contrat d’abonnement. Elle continue à s’appliquer malgré l’éventuelle nullité, résolution, résiliation ou anéantissement des présentes relations contractuelles.
124. Le contrat d’abonnement ne pourra faire l’objet d’une cession totale ou partielle, à titre onéreux ou gracieux, par l’une des parties, sans l’accord écrit et préalable de l’autre partie.
125. Le contrat d’abonnement est en langue française.
126. Si le contrat vient à faire l’objet d’une traduction en langue étrangère, la langue française prévaudra sur toute autre traduction au cas de contestation, litige, difficulté d’interprétation ou d’exécution du contrat et de façon plus générale concernant les relations existantes entre les parties.
127. Le contrat d’abonnement est soumis à la loi française. Il en est ainsi pour les règles de fond et les règles de forme et ce, nonobstant les lieux d’exécution des obligations substantielles ou accessoires.
128. Toutes difficultés relatives à la validité, l’application ou à l’interprétation du contrat d’abonnement seront soumises, à défaut d’accord amiable, au Tribunal de commerce de PARIS, auquel les parties attribuent compétence territoriale, quel que soit le lieu d’exécution ou le domicile du défendeur. Cette attribution de compétence s’applique également en cas de procédure en référé, de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
129. Les présentes CGA sont confidentielles, entre l’utilisateur et Substances Actives.
130. Seront également communiqués, le cas échéant, les avenants aux présentes CGA.
131. Les présentes CGA comprennent les annexes suivantes :
– Annexe 1 : Protection des données à caractère personnel des patients traitées par Substances actives pour le compte de l’utilisateur ;
– Annexe 2 : Formulaire de souscription en ligne.
132. Substances actives traite les données à caractère personnel des patients de l’utilisateur pour le compte de l’utilisateur et sur ses instructions, aux seules fins de fourniture du service Activ Review, pour la durée du contrat d’abonnement.
133. Les parties conviennent de définir la notion d’instruction comme étant acquise lorsque Substances actives agit dans le cadre de l’exécution des présentes.
134. Les données des patients renseignées sur les questionnaires de satisfaction sont conservées uniquement le temps d’être anonymisées .
135. Substances actives reconnaît que l’ensemble des données traitées dans le cadre de l’exécution du contrat d’abonnement :
– est soumis au respect de la réglementation applicable en France et dans l’Union européenne dans le domaine de la protection des données à caractère personnel (ci-après, la « réglementation sur la protection des données ») incluant notamment :
– le RGPD ;
– les textes adoptés au sein de l’Union européenne et les lois locales susceptibles de s’appliquer aux données à caractère personnel, notamment la loi informatique et libertés modifiée ;
– les textes et décisions émanant d’autorités de contrôle, notamment de la Commission nationale de l’Informatique et des libertés (ci-après la « Cnil ») ;
– le cas échéant, les textes, recommandations édictées du Groupe de l’Article 29 ou de toute organisation ou autorité dans le secteur de la protection des données à caractère personnel ;
– relève de la vie privée et du secret professionnel.
136. La présente annexe fait partie intégrante des CGA et a pour objet de définir les conditions dans lesquelles Substances actives s’engage à effectuer pour le compte de l’utilisateur les opérations de traitement de données à caractère personnel de ses patients dans le cadre du contrat d’abonnement.
137. Substances actives est autorisée pendant toute la durée du contrat d’abonnement à traiter, pour le compte de l’utilisateur, les données à caractère personnel des patients nécessaires pour fournir le service Activ Review et pour établir des statistiques à partir des avis des patients .
138. Dans le cadre de ces traitements, les données à caractère personnel traitées sont les suivantes :
– données fournies par les utilisateurs et relatives à leurs patients : nom et prénom, civilité, date de naissance, adresse e-mail, numéro de téléphone mobile, date de la dernière consultation médicale ;
– informations fournies par les patients eux-mêmes dans le cadre des avis qu’ils postent et des questionnaires qu’ils remplissent.
139. Ces données sont susceptibles de comporter des données de santé à caractère personnel qui sont des données particulières au sens de l’article 9.1 du RGPD.
140. Les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel dans le cadre du contrat d’abonnement sont les suivantes :
– les personnels de Substances actives ;
– les sous-traitants de Substances actives le cas échéant, tels que mentionnés à l’article « Sous-traitance » de la présente annexe.
141. Substances actives s’engage à faire ses meilleurs efforts pour assurer le respect des obligations légales et règlementaires lui incombant au titre notamment de la réglementation sur la protection des données ainsi que le respect de ses obligations au titre du contrat d’abonnement.
142. Ainsi, Substances actives s’engage à faire ses meilleurs efforts pour prendre toutes les mesures techniques et organisationnelles, au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données traitées, nécessaires au respect par elle-même et par son personnel de ces obligations et notamment à :
– traiter les données à caractère personnel pour les seules finalités qui font l’objet de la sous-traitance visées ci-dessus ;
– traiter les données à caractère personnel conformément aux instructions documentées de l’utilisateur. Si Substances actives considère qu’une instruction constitue une violation de la réglementation sur la protection des données, elle en informe immédiatement l’utilisateur. En outre, si Substances actives est tenue de procéder à un transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale en vertu d’une disposition impérative du droit de l’Union Européenne ou du droit de l’Etat membre auquel elle est soumise, elle doit informer l’utilisateur de cette obligation juridique avant le traitement des données personnelles, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public ;
– garantir la confidentialité des données traitées. Ainsi, Substances actives fera ses meilleurs efforts pour prendre toute mesure permettant d’empêcher toute utilisation détournée, malveillante ou frauduleuse des données personnelles ;
– s’interdire de :
– traiter et/ou consulter les données personnelles à d’autres fins que la fourniture du service Activ Review au titre du contrat d’abonnement (même si l’accès à ces données est techniquement possible) ;
– divulguer, sous quelque forme que ce soit, tout ou partie des données personnelles traitées ;
– prendre copie ou stocker, quelles qu’en soient la forme et la finalité, tout ou partie des informations ou données personnelles contenues sur les supports ou documents qui lui ont été confiés ou qu’elle a recueillis en cours d’exécution du contrat d’abonnement, en dehors des cas couverts par les présentes ;
– veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données personnelles en vertu du contrat d’abonnement :
– s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
– reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles ;
– essayer de prendre en compte, s’agissant du service Activ Review, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ;
– veiller à ne pas insérer dans les traitements de données, des données étrangères au contrat d’abonnement.
143. Substances actives met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées dans le cadre de la réalisation des traitements qu’elle réalise pour le compte de l’utilisateur, pour assurer la sécurité des données personnelles, en prenant en compte l’état des connaissances, les coûts de mise en œuvre et la nature, portée, contexte et les finalités des traitements ainsi que les risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque .
144. A ce titre, Substances actives s’engage à fournir ses meilleurs efforts pour mettre en œuvre les mesures appropriées parmi les suivantes :
– chiffrement des données à caractère personnel ;
– information et sensibilisation de son personnel, notamment par la signature :
– d’un engagement individuel de confidentialité annexé à son contrat de travail ;
– d’un engagement individuel limitant ses actions au seul besoin des mission qui lui sont confiées ;
– définition des profils d’habilitation, suppression des permissions d’accès obsolètes et limitation de l’accès aux outils et interfaces d’administration aux seules personnes habilitées ;
– mise en œuvre des systèmes automatiques de traçabilité (journaux) ;
– définition d’une politique de sécurité adaptée aux risques du traitement et incluant les objectifs de sécurité ainsi que les mesures de sécurité physique, logique et organisationnelle permettant de les atteindre ;
– mise en œuvre des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des traitement ;
– mise en œuvre des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données personnelles et l’accès à celles-ci dans les délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;
– mise en œuvre d’une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
145. Substances actives s’engage à faire ses meilleurs efforts pour maintenir les moyens appropriés tout au cours de l’exécution des présentes et à défaut, à en informer immédiatement le responsable de traitement.
146. En tout état de cause, Substances actives s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données et des fichiers, à faire ses meilleurs efforts pour les remplacer par des moyens d’une performance supérieure.
147. En outre, Substances actives s’engage à héberger les données à caractère personnel traitées dans le cadre du contrat d’abonnement chez un prestataire tiers certifié hébergeur de données de santé, au sens de l’article L 1111-8 du Code de la santé publique. Les coordonnées de l’hébergeur sont les suivantes : OVH 19 Place Françoise Dorin, 75017 Paris.
148. L’utilisateur autorise Substances actives à sous-traiter, au sens de la réglementation sur la protection des données, tout ou partie des prestations .
149. Comme ci-dessus précisé, substances actives a recourt à un hébergeur certifié hébergeur de données de santé dans le cadre du contrat d’abonnement.
150. Dans tous les cas, Substances actives s’engage à fournir ses meilleurs efforts pour :
– informer et signer avec son sous-traitant ultérieur un contrat imposant au sous-traitant les mêmes obligations en matière de protection des données que celles fixées dans la présente annexe ;
– mettre à la charge de son sous-traitant toutes obligations nécessaires pour que soient respectées la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des données, et pour que lesdites données ne puissent être ni cédées ou louées à un tiers à titre gratuit ou non, ni utilisées à d’autres fins que celles définies dans la présente annexe ;
– informer l’utilisateur de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants ultérieurs. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traités, l’identité et les coordonnées du sous-traitant ultérieur et les dates du contrat de sous-traitance. L’utilisateur peut émettre des objections à l’encontre de ces changements .
151. Lorsque les sous-traitants ultérieurs ne remplissent pas leurs obligations en matière de protection des données, Substances actives demeure pleinement responsable vis-à-vis de l’utilisateur, dans les limites prévues aux présentes, de l’exécution par les sous-traitants ultérieurs de leurs obligations.
152. Il appartient à l’utilisateur de fournir aux patients l’information (conforme aux exigences de la réglementation sur la protection des données, et en particulier des articles 13 et 14 du RGPD) au moment de la collecte de leurs données à caractère personnel. L’utilisateur doit notamment informer ses patients de l’hébergement de leurs données à caractère personnel chez un hébergeur agréé ou certifié HDS, conformément aux dispositions de l’article L 1111-8 du Code de la santé publique.
153. Dans la mesure du possible, Substances actives aide l’utilisateur à s’acquitter de son obligation de donner suites aux demandes d’exercice des droits des patients et notamment, le cas échéant, les droits suivants : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
154. Lorsque les patients exercent auprès de Substances actives des demandes d’exercice de leurs droits, Substances actives doit adresser ces demandes à l’utilisateur dès réception par courrier électronique à l’adresse électronique convenue entre les parties. Substances actives ne pourra répondre à la demande d’une personne concernée que sur instruction de l’utilisateur .
155. Substances actives notifie à l’utilisateur dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance toute violation de données à caractère personnel, soit toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données personnelles transmises, traitées ou conservées de façon non conforme aux instructions de l’utilisateur et à la réglementation sur la protection des données, ou l’accès non autorisé à de telles données et ce par tous moyens.
156. Substances actives communique dans le même temps toute documentation utile afin de permettre à l’utilisateur, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente (ci-après la « Cnil »).
157. Dans la mesure du possible, Substances actives aide l’utilisateur à respecter les obligations pesant sur lui au regard de la réglementation sur la protection des données, telles que notamment :
– ses obligations de notification à la Cnil ou de communication à la personne concernée d’une violation de données à caractère personnel ;
– son obligation de consultation préalable de la Cnil visée à l’article 36 du RGPD.
158. En outre, lorsque l’utilisateur décide ou est contraint de réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données personnelles pour un ou plusieurs des traitements qu’il opère, en particulier lorsqu’il traite à grande échelle des catégories particulières de données personnelles, Substances actives s’engage à aider l’utilisateur pour la réalisation de cette ou ces analyse(s). Ces prestations seront facturées par Substances actives au taux journalier de 900 € HT .
159. En cas de contrôle de la Cnil, les parties s’engagent à coopérer entre elles et avec la Cnil. Plus particulièrement, dans le cas où le contrôle mené chez Substances actives concernerait les traitements mis en œuvre au nom et pour le compte de l’utilisateur, Substances actives s’engage à en informer immédiatement l’utilisateur et à ne prendre aucun engagement pour lui.
160. En cas de contrôle de la Cnil chez l’utilisateur portant notamment sur les traitements réalisés par Substances actives, cette dernière s’engage à coopérer avec l’utilisateur et à lui fournir toute information dont il pourrait avoir besoin ou qui s’avèrerait nécessaire.
161. Au terme des traitements de données personnelles ou au plus tard au terme du contrat d’abonnement, le prestataire s’engage à restituer les données personnelles à l’utilisateur lorsqu’il est responsable de traitement dans les conditions définies conjointement, puis à détruire de manière définitive les fichiers manuels ou informatisés stockant les données personnelles traitées, sauf disposition impérative contraire résultant du droit communautaire ou du droit d’un Etat membre de l’Union européenne applicables aux traitements objets des présentes.
162. L’utilisateur reste seul responsable du respect des obligations légales et règlementaires et notamment du respect des obligations de conservation des données des patients.
163. Chacune des parties communique à l’autre partie le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données s’il a en désigné un conformément à l’article 37 du RGPD.
164. A ce titre, les coordonnées du délégué à la protection des données de Substances actives sont les suivantes :
– Olivier Reynaud ;
– dpo à substancesactives point com.
165. Pour l’application de la présente annexe, Substances actives pourra légitimement considérer que les instructions données par le DPO de l’utilisateur ont été validées par ce dernier en tant que responsable de traitement.
166. Substances actives s’engage à tenir un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de l’utilisateur, conformément à l’article 30 du RGPD.
167. En cas de transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers , n’appartenant pas à l’Union Européenne, ou vers une organisation internationale, Substances actives devra obtenir l’accord préalable écrit de l’utilisateur. Si cet accord est donné, Substances actives s’engage à coopérer avec l’utilisateur afin d’assurer :
– le respect des procédures permettant de se conformer à la réglementation sur la protection des données, par exemple dans le cas où une autorisation de la part de la Cnil apparaîtrait nécessaire ;
– si besoin, la conclusion d’un ou plusieurs contrats permettant d’encadrer les flux transfrontières de données. Substances actives s’engage en particulier, si nécessaire, à signer de tels contrats avec l’utilisateur et/ou à obtenir la conclusion de tels contrats par ses éventuels sous-traitants ultérieurs. Pour ce faire, il est convenu entre les parties que les clauses contractuelles types publiées par la Commission Européenne seront utilisées pour encadrer les flux transfrontières de données.
168. Substances actives met à la disposition de l’utilisateur la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations prévues au titre des présentes et de la réglementation sur la protection des données, et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par l’utilisateur ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.
169. Substances actives informe immédiatement l’utilisateur si, selon elle, une instruction constitue une violation de la règlementation sur la protection des données .
170. L’utilisateur garantit à Substances actives le respect des obligations légales et règlementaires lui incombant au titre notamment de la réglementation européenne en matière de protection des données à caractère personnel ainsi que le respect de ses obligations au titre de la présente annexe.
171. L’utilisateur s’engage à :
– permettre l’accès par Substances actives aux données à caractère personnel concernées par le contrat d’abonnement ;
– documenter par écrit toute nouvelle instruction concernant le traitement des données personnelles par Substances actives ;
– veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par la règlementation sur la protection des données et les présentes CGA de la part de Substances actives;
– superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de Substances actives.